Starfsreglur stjórnar

Starfsreglur stjórnar SFF

 

Markmið og grundvöllur

  • Starfsreglur þessar eru settar á grunni samþykkta SFF.  Stjórn SFF skal í störfum sínum og í samskiptum við stjórnvöld, eftirlitsaðila og aðra stuðla að tilgangi samtakanna sem er að vera málsvari fjármálafyrirtækja í hagsmunamálum þeirra, að stuðla að samkeppnishæfum starfsskilyrðum íslenskra fjármálafyrirtækja, að  taka þátt í erlendu hagsmunasamstarfi fjármálafyrirtækja og að auka skilning á mikilvægi fjármálafyrirtækja fyrir íslenskan efnahag.
  • Markmið starfsreglna stjórnar SFF er að tryggja faglega og hlutlæga umfjöllun þeirra mála sem samtökin taka til umfjöllunar.
  • Stjórn skal virða samkeppnislögin í stjórnarstörfum.

Skipan stjórnar og kjör formanns og varaformanns

  • Stjórn samtakanna skal skipuð níu mönnum sem kjörnir skulu á aðalfundi samtakanna til tveggja ára í senn.
  • Formaður skal kjörinn sérstaklega á aðalfundi.
  • Stjórn kýs varaformann á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund.
  • Stjórnarstörf eru ólaunuð.
  • Ef stjórnarmaður lætur af störfum hjá aðildarfélagi á kjörtímabili stjórnar getur stjórn ákveðið að setja upp rafrænan félagsfund til að kjósa nýjan stjórnarmann í hans stað.
  • Framkvæmdastjóri skal upplýsa nýja stjórnarmenn um inntak samþykkta SFF og kynna þeim starfsreglur stjórnar.

Hlutverk og ábyrgð stjórnar

  • Stjórn SFF er æðsta ákvörðunarvald samtakanna á milli aðalfunda.
  • Stjórn skal í störfum sínum horfa til 2. gr. samþykkta SFF um tilgang samtakanna sem er að vera málsvari fjármálafyrirtækja í hagsmunamálum þeirra, að stuðla að samkeppnishæfum starfsskilyrðum íslenskra fjármálafyrirtækja, að  taka þátt í erlendu hagsmunasamstarfi fjármálafyrirtækja og að auka skilning á mikilvægi fjármálafyrirtækja fyrir íslenskan efnahag.
  • Stjórn mótar samtökunum stefnu um hvernig þau skuli framfylgja tilgangi sínum og tekur ákvörðun um afstöðu samtakanna til einstakra hagsmunamála.
  • Stjórn ber ábyrgð á stefnu og rekstri samtakanna.
  • Stjórnarmenn skulu bera hag samtakanna fyrir brjósti í störfum sínum og gæta trúnaðar um málefni þeirra.
  • Stjórn ræður framkvæmdastjóra til að sinna daglegum verkefnum samtakanna og fylgja eftir stefnumálum þeirra.
  • Stjórn samtakanna skal minnst átta vikum fyrir aðalfund, á kosningaári, kjósa þrjá menn til setu í kjörnefnd sem sér um framkvæmd kosninga, sbr. nánar í 9. gr. samþykkta SFF.
  • Stjórn velur fulltrúa í SFF stjórn og framkvæmdastjórn SA.

Hverjir koma fram fyrir hönd SFF

  • Framkvæmdastjóri kemur fram fyrir hönd samtakanna.
  • Formaður kemur fram fyrir hönd stjórnar en getur falið öðrum það fyrir sína hönd.
  • Formaður/framkvæmdastjóri leitast við að koma skilmerkilega á framfæri mismunandi sjónarmiðum sem uppi eru innan samtakanna. Eftir atvikum getur formaður/framkvæmdastjóri fengið með sér aðra fulltrúa úr stjórninni þegar fundað er með haghöfum.

 

Stjórnarfundir

Boðun stjórnarfunda

  1. Formaður boðar til stjórnarfunda eða framkvæmdastjóri fyrir hans hönd.
  2. Stjórnarfundi skal halda eins oft og þörf krefur.
  3. Í upphafi hvers almanaksárs skal skrifstofa samtakanna fyrir hönd formanns senda út dagsetningar fyrir fundi ársins. Ef breyta þarf tímasetningu funda eða boða til aukafunda skal tilkynna um það eins tímanlega og kostur er.
  4. Einstakir stjórnarmenn geta kallað eftir því að boðað sé til fundar til að ræða ákveðin mál. Slíkri beiðni skal komið á framfæri við formann eða framkvæmdastjóra og fundi komið á eins fljótt og auðið er.

Lögmæti stjórnarfunda

  1. Stjórnarfundir eru lögmætir ef mættir eru meiri hluti stjórnarmanna.

Tilhögun stjórnarfunda

  1. Stjórnarfundir skulu haldnir á skrifstofum SFF nema stjórn ákveði annað í sérstökum tilvikum.
  2. Fjarþátttaka einstakra stjórnarmanna er heimil með samþykki stjórnar.
  3. Heimilt er að halda stjórnarfundi gegnum síma eða annan rafrænan búnað, enda mótmæli enginn stjórnarmaður.

Hverjir sitja stjórnarfundi

  1. Stjórn og framkvæmdastjóri sitja stjórnarfundi. Framkvæmdastjóri skal víkja af fundi ef verið er að ræða mál honum tengd, nema stjórn óski viðveru hans.
  2. Formanni og framkvæmdastjóra er heimilt að bjóða sérfræðingum á skrifstofu SFF eða utanaðkomandi gestum á stjórnarfundi eftir því sem mál til umræðu kalla á. Viðvera utanaðkomandi gesta skal afmarkast við þann dagskrárlið sem þeir eru boðaðir til.
  3. Stjórnarmanni sem ekki á kost á að taka þátt í stjórnarfundi er með samþykki formanns heimilt að senda áheyrnarfulltrúa í sinn stað.  Áheyrnarfulltrúi skal hafa málfrelsi en ekki atkvæðarétt.

Fundarefni

  1. Framkvæmdastjóri undirbýr efni stjórnarfunda í samráði við formann. Fundarefni skal vera skriflegt ef kalla á eftir ákvörðun stjórnar.
  2. Mikilvægt er að dagskrárliðir séu skýrt skilgreindir og fram komi hvort einstakir liðir kalli eftir ákvörðun stjórnar.
  3. Fundargögn skulu send stjórn rafrænt að jafnaði eigi síðar en tveimur dögum fyrir stjórnarfund.
  4. Ef fundarefni inniheldur trúnaðarupplýsingar er varða starfsemi samtakanna eða mál sem samtökin hafa til umfjöllunar skal því almennt dreift á stjórnarfundinum sjálfum, nema formaður ákveði annað.

Stjórn funda

  1. Formaður stýrir stjórnarfundum eða varaformaður í fjarveru hans.
  2. Ef hvorugur þeirra á kost á að mæta stýrir aldursforseti fundi.

Ákvarðanataka

  1. Stjórn skal leitast við að ná sameiginlegri afstöðu fram í þeim málum sem tekin er til umfjöllunar á stjórnarfundum.
  2. Ef ekki næst sameiginleg afstaða stjórnar í hagsmunamálum sem eru til umræðu skal tekin ákvörðun á stjórnarfundi um hvort samtökunum verði falið að koma á framfæri við stjórnvöld þeim ólíku sjónarmiðum sem eru uppi eða hvort þau eigi ekki að hafa afstöðu.
  3. Ef greidd eru atkvæði í stjórn ræður einfaldur meiri hluti.

Fundargerðir

  1. Framkvæmdastjóri heldur fundargerðir stjórnar.
  2. Fundargerðir skulu í almennum orðum endurspegla þær umræður sem fram fara á stjórnarfundum. Ákvarðanir stjórnar skulu koma skilmerkilega fram.
  3. Fundargerðir skulu sendar stjórn tímanlega eftir stjórnarfundi og staðfestar á næsta stjórnarfundi á eftir.

 

Trúnaður og samskipti

  • Stjórnarmenn aðrir en formaður skulu ekki tjá sig um málefni stjórnarfunda, nema stjórn ákveði annað.
  • Stjórn skal hafa siðferðisviðmið SFF á fjármálamarkaði og gildi SFF, fagmennska, leiðheild og traust, til grundvallar í störfum sínum.

 

Skipun fagnefnda

  • Stjórn skal skipa sérstaka þriggja manna fjármálanefnd sem vinni tillögu að fjárhagsáætlun samtakanna ár hvert.
  • Stjórn er heimilt að skipa fagnefndir á einstökum sviðum samtakanna.

 

Samþykki og breytingar á starfsreglum

  • Stjórn SFF ein hefur umboð til að setja sér starfsreglur og breyta þeim.
  • Einfaldur meiri hluti stjórnar ræður við setningu slíkra reglna.
  • Starfsreglur stjórnar skulu teknar á dagskrá stjórnarfundar að lágmarki einu sinni á ári.

 

Þannig afgreitt á fundi stjórnar SFF 19. júní 2013.